なんて言われた経験はありませんか？
または、自分が話していて
「あれ？結局何が言いたかったんだっけ？」
と途中で分からなくなったりすることはありませんか？
そんな方にはぜひ、PREP法を身に付けることをお勧めします。
ビジネスシーンでよく使われる技法ですが、実は日常会話でも使用すれば、
相手に自分の言いたいことをわかってもらいやすくなります。
本記事では、PREP法の概要や、メリット、デメリット、活用例についてご紹介してまいります。
PREP法を身に付けると驚くほどコミュニケーションが円滑になります。
PREP法とは？
Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論）
の頭文字をとった、相手にわかりやすく伝えるための文章構成や話し方の手法です。
まずは、結論から述べ、その結論に至った理由と具体例を説明し、最後にも一度結論を伝えるという文章モデルです。
上司への報告、プレゼンテーション、ビジネス文書、ブログ記事などの場面で使われています。
メリット
PREP法は、短時間で意見を伝えたいときに役立ちます。
まずはメリットを確認していきましょう。
1.結論が明確で伝わりやすい
結論を先に伝えるので、「この話はどこに行きつくのだろうか」という結論に至るまでのイライラを相手に感じさせません。
逆に、最後に結論を持ってくると、聞き手は「何を伝えたいのだろうか」と考えながら聞くことになります。そのため、話がスッと理解してもらえないという状態に陥ります。
2.説得力が生まれる
最初と最後に結論を伝えるので、伝えたいことが印象に残りやすくなります。
加えて理由と具体例で結論を補強するので、聞き手はスムーズに理解しやすくなります。
3.文章作成やプレゼンに役立つ
「結論→理由→具体例→結論」の順番に、型にはめて文章を作成していけばいいので、簡単に説得力のある文章がつくれます。考えがまとまっていなくても、型にはめれば話がスムーズになるので、「スピーチの文章を作るのに時間がかかる」といった人にもお勧めです。
4.情報を整理する習慣が身につく
PREP法で伝えようとする前に、自分で情報を整理する必要があるので、情報を整理する習慣が身に付きます。
デメリット
PREP法を使うときに、注意しておきたいデメリットを確認していきましょう。
1.長文には向かない
PREP法は意見を簡潔に伝える手法なので、物語などの起承転結を書くときには適していません。
ビジネスや教育の場面で使うのに向いています。
2.聞き手の共感・納得を引き出したいときには向いていない
PREP法は「結論」「理由」を簡潔に述べていくので、聞き手の共感を引き出しにくいかもしれません。聞き手の共感・納得を引き出すには、「具体例」に焦点を当てた話し方をするとよいでしょう。聞き手が経験しそうな具体例を挙げると共感を引き出せます。
3.相手によっては好まれないことがある
ＡだからＢ、ＢだからＣ、ＣだからＤと順番に考えていく人にとっては、好まれません。この場合、いきなり結論から言ってしまうと、「いったいＡやＢはどうなっているのか」と引っかかってしまい、そのあとのプレゼンテーションが頭に入ってこなくなってしまう可能性があります。
相手によって話し方を使い分ける必要がありますが、一般的には結論から話し始めることが簡潔で分かりやすい方法とされています。
4.使いこなすのに時間がかかる
PREP法は、理由や具体例を明確に説明する必要があります。慣れないうちは、文章作成に時間がかかってしまうことがデメリットです。日ごろからPREP法を使った文章を考える練習をしましょう。
活用シーン・練習法
具体的な活用シーンをご紹介します。
日常的に使えるシーンばかりなので、実際に取り入れて練習してみましょう。
ビジネス
1.上司への報告
仕事に関する報告を上司にする際に、口頭で長々と説明するのは避けましょう。上司の時間を奪ってしまいますし、コミュニケーションエラーが生じやすくなります。
■例文■
【P（結論）】
○○の件、無事に完了いたしました。
【R（理由）】
必要な対応がすべて終わったためです。
【E（具体例）】
具体的には、Aの確認、Bの修正、Cの最終チェックまで完了しております。
【P（結論）】
したがって、次の段階に進みたいと思います。
2.プレゼンテーション
プレゼンの際に、提案内容は自信があるのに、うまく伝えられず採用されなかったということはありませんか？PREP法を使えば、論理的に伝えることが出来るので採用されやすくなるでしょう。
■例文■
【P（結論）】
リモートワークを導入することで、従業員の生産性が向上し、会社の利益にもつながります。
【R（理由）】
なぜなら、通勤時間がなくなることで集中できる時間が増え、業務効率が上がるからです。さらに、働き方の柔軟性が高まり、社員のモチベーション向上にもつながります。
【E（具体例）】
例えば、ある企業ではリモートワークを導入した結果、通勤時間がなくなり、1日当たり平均2時間の業務時間を確保できるようになりました。それにより、全体の業務効率が15％向上し、売上も前年比10％増加しました。
【P（結論）】
このように、リモートワークを導入することで、生産性向上と企業の成長が期待できます。私たちも、リモートワークの導入を積極的に進めるべきです。
3.面接の自己PR
面接は限られた時間の中で、いかに自分のことを伝えられるかが重要になります。PREP法を活用すれば、自己の強み（結論）を印象付けられるので効果的です。
■例文■
【P（結論）】
私は周囲の人をサポートする能力にたけています。
【R（理由）】
チーム全体に気を配り、個人の得意不得意を把握し仕事を調整することが出来ます。
【E（具体例）】
前職では、業務進捗の管理やマニュアル作成を行うことで、業務を円滑に進めることに貢献しました。
【P（結論）】
この経験を活かし、御社でも成果を出せると考えています。
日常生活
1.子どもへの伝え方
子どもが言うことを聞いてくれない時は、ついグダグダと言ってしまいがちですが、一番に伝えたいことを意識しましょう。また、理由を添えることで、素直に聞いてもらいやすくなります。
■例文■
【P（結論）】
おもちゃを片付けようね！
【R（理由）】
片付けないと、なくしたり壊れたりするから。
【E（具体例）】
昨日もブロックを踏んで痛かったでしょ？
【P（結論）】
だから、遊んだ後はお片付けしよう！
2.友人へのおすすめ
説得力が生まれるので、人に何かをお勧めするときにも使えます。
■例文■
【P（結論）】
この映画、絶対観たほうが良いよ！
【R（理由）】
ストーリーが面白くて、感動できるから。
【E（具体例）】
特にラストのどんでん返しが衝撃的で、私は泣いたくらい！
【P（結論）】
絶対ハマると思うから、ぜひ観てみて！
まとめ
PREP法は、ビジネスシーン、日常生活問わず活用できる手法です。
PREP法を身に付ければ、簡潔で説得力のある文章を作ることが出来、自分の伝えたいことが相手に伝わりやすくなります。
慣れないうちは難しく感じますが、まずは日常生活の会話から意識してみるのはいかがでしょうか？驚くほどスムーズにコミュニケーションが取れるようになりますよ！
この記事が、少しでもお役に立てたら嬉しいです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
